Onder indexering wordt verstaan het proces van gedetailleerde beschrijving van de inhoud van een geschrift of document, waarbij voornamelijk trefwoorden worden geëxtraheerd die de tekst adequaat weergeven. Het belangrijkste gebruik ervan is wanneer bestanden moeten worden opgehaald of doorzocht binnen een zoeksysteem, organisatie of magazijn, om de zoek- en verspreidingsduur te verkorten. Het wordt gemodereerd onder de ISO 5963-norm, opgelegd in 1985. Specifiek wordt een soort index uitgewerkt die helpt voor elk document, dat niet alleen woorden van groot belang bevat in de inhoud, maar ook samenvattingen ervan, evenals dat de storingof analyse van het onderwerp. Evenzo wordt het beheerst door een beleid, dat kan variëren naargelang de instelling die het toepast, hoewel deze altijd worden weergegeven in speciale handleidingen voor hen.
Zoals bij veel processen, inclusief classificatie en analyse van documenten, bestaat het uit verschillende fasen, zoals grondig gelezen wordt de kwestie die zich in het document bevindt; kies de essentiële punten over het onderwerp; de gekozen concepten opsplitsen met specifieke woorden, of onder een gecontroleerd vocabulaire plaatsen; Ten slotte worden verbanden gelegd tussen de termen die uiteindelijk uit de tekst zijn gehaald. Daarom is gratis indexeren het proces waarbij een samenvatting met de belangrijkste termen van een document wordt gepresenteerd, met het verschil dat dit, in de fase van plaatsing onder een gecontroleerd vocabulaire, dit niet wordt gebruikt, maar de woorden worden voorgesteld door de persoon die de activiteit uitvoert of rechtstreeks uit het document wordt gehaald.
