Het document is het afdrukken op een soort papier van de uitleg of compilatie van informatie die publiekelijk getuigt van een gebeurtenis of de uitvoering van een actie bevestigt. Alles kan in een document worden geschreven, van een verhaal tot het verhaal van een verleden dat werd verteld. Een document dient in feite om het idee te behouden van wat er in de tijd is gebeurd, zodat het later kan worden herzien en als referentie of als onderdeel van een verhaal kan dienen.
Als het gaat om instellingen met de kenmerken van bedrijven met honderden documenten die door de gangen en e-mails lopen, vertegenwoordigen deze een fundamentele manier van leven in de behoefte om te communiceren en gegevens te verzenden via deze tools die, zoals hierboven aangegeven, worden gebruikt om het verleden bij te houden. In een bedrijf is de bewaking en verzorging van de documenten waaruit het bestaat van essentieel belang, aangezien het belangrijk is om met behulp van deze documenten een register bij te houden van alles wat erin wordt verwerkt en berekend.
Een document moet een reeks regels en voorwaarden volgen die moeten worden gerespecteerd door degene die het schrijft, waaronder het juiste gebruik van een acceptabele spelling valt op, het onjuist gebruik van een leesteken kan een misverstand zijn. Het moet correct worden geïdentificeerd om te weten waar het vandaan komt en naar welke bestemming het leidt. Documenten kunnen met de hand worden geschreven (met de hand geschreven), maar tegenwoordig is het met de groeiende technologische hausse gebruikelijk om documenten op een computer te maken, hiervoor zijn er complete en eenvoudige editors die de ervaring van het schrijven van een document gemakkelijker maken.
Documenten moeten ook naar hun respectievelijke bestemmingen worden vervoerd, hiervoor hebben we ook een tool nodig genaamd mail, momenteel wordt deze meer gebruikt dan alle elektronische mail, die bestaat uit het verzenden van het document en andere soorten bestanden via internet.
Documenten kunnen ook worden geclassificeerd als primaire documenten, dat zijn documenten die originele informatie van de auteur bevatten en niet zijn onderworpen aan behandeling of wijziging door een andere persoon dan hun verantwoordelijke, in secundaire documenten, dit zijn documenten die wel een behandeling en tertiair, dit zijn de secundaire documenten waarop een behandeling is toegepast.
