Het is gewoon een conceptfactuur die naar een koper wordt gestuurd met de specifieke details die later in de originele factuur zullen worden opgenomen om de details te informeren en in afwachting van hun goedkeuring. De proformafactuur is geen gewoon document, maar een verklaring van de toewijding van de verkoper om specifieke goederen of diensten aan de koper te promoten.
In tegenstelling tot de bekendste, worden deze facturen niet geregistreerd als debiteuren door de verkoper, noch worden ze geregistreerd als crediteuren, dat wil zeggen, ze maken geen deel uit van de boekhouding van een bedrijf als zodanig. In wezen speelt het de rol van een commerciële aanbieding of, indien van toepassing, een conceptfactuur, zijnde een koper-verkoperovereenkomst die tot stand wordt gebracht als een verbintenis tussen beide voordat de definitieve deal wordt gesloten.
Een ander gebruik dat op commercieel niveau aan deze factuur wordt gegeven , is als een voucher, die een bewerking specificeert die nog niet is voltooid, aangezien de klant de koopwaar niet heeft ontvangen of ervoor heeft betaald. Om het verschil met een gewone factuur te specificeren, maakt de proforma duidelijk wat het is in hetzelfde document, naast een andere numerieke reeks, of het is gewoon niet genummerd en kan niet worden vervangen door een gewone. Op juridisch gebied wordt deze factuur gebruikt als slotzin om de ontwikkeling van een juridisch proces mogelijk te maken. In de internationale handel moet deze factuur van zijn kant bij de douane worden afgeleverd wanneer de daadwerkelijke factuur niet beschikbaar is op het moment van verzending.
In het geval van taalkunde zijn er twee gevestigde groepen, namelijk:
- Voornaamwoordelijke proforma: het is de bekendste, het dient om een naamwoordelijke zin te leveren of een bepalende, indien van toepassing.
- Niet-pronominale proforma: in onze taal bestaat zo'n concept niet, maar in het Italiaans, Frans of Catalaans wordt het wel gebruikt. De functie hiervan is om een voorzetsel te vervangen, afhankelijk van de taal kan het verschillen en bijzonderheden hebben.
De gegevens die op de factuur moeten worden verzonden, zijn de volgende:
- Datum.
- Namen.
- Zakelijke redenen van verkoper-koper.
- Nauwkeurige benaming en hoeveelheid koopwaar.
- Unit prijs en de hoeveelheid van merchandise.
- Betalingsvorm en betalingsvoorwaarden.
- Type verpakking.
- Leveringsvoorwaarden van de goederen.
- Er is geen geautoriseerde handtekening vereist.
- Deze gegevens kunnen in de handelsfactuur worden verzonden zodra de bestelling door de koper is bevestigd.
