De indexering die automatisch gegevens uit een set van een bepaald document of externe tekst extraheert, dient om volledige details daarvan te geven. Deze gegevens kunnen uit tekst zijn, zelfs uit beeld en geluid. Dit proces wordt uitgevoerd via een computerprogramma dat de elementen kiest volgens een reeks eerder vastgestelde parameters. Dit proces is niets meer dan een classificatie met trefwoorden of sleutelelementen die uw zoektocht onder een grote groep vergelijkbare vergemakkelijken.
Automatische indexering is gebruikelijk bij organisaties die werkzaamheden uitvoeren tussen HR en administratief personeel. Grote hoeveelheden informatie moeten worden geclassificeerd en geclassificeerd in een geordende reeks, zodat de locatie nauwkeurig is voor zowel degene die het nodig heeft als voor degene die het systeem onderhoudt.
De gegevensopslag is van vitaal belang voor elke organisatie, niet alleen om een historisch overzicht bij te houden, maar ook om een uitgebreide beveiligingsondersteuning te hebben om ervoor te zorgen dat de inhoud van de documenten waar is en dat er in geval van verlies een back-up is om deze te controleren.
Indexeerders converteren gecontroleerde taal (descriptoren en onderwerpkoppen) na het zoeken en vinden van hun equivalenten in de indexeertalen (thesaurus, lijsten met onderwerpkoppen of alfabetische descriptorlijst). Op deze manier worden deze descriptoren of onderwerpkoppen gebruikt om deze documenten op te slaan in databases of catalogi en ook om ze op te halen om later terug te vinden. Daarom is het algemene doel van indexering het opslaan en ophalen van informatie.
