De term Memorandum is van Latijnse oorsprong en in het Spaans vertaald betekent het "iets dat moet worden onthouden". Om deze reden accepteert het gebruik van het concept verschillende toepassingen. Daarom kan worden gezegd dat een memorandum in zijn basisacceptatie is, een soort rapport dat is gericht aan een persoon of een groep van hen waarin iets wordt uitgedrukt waarmee rekening moet worden gehouden voor een bepaalde kwestie. Aan de andere kant kan het ook worden gedefinieerd als een notitieboekje of notitieblok waarin de dingen die een persoon in de toekomst moet onthouden, worden opgeschreven. In een memorandum is het mogelijk om verschillende soorten informatie aan te duiden, zoals het meedelen van last minute informatie, een speciaal verzoek etc.
In de diplomatieke wereld verwijst een memorandum naar een mededeling die minder nadrukkelijk is dan de herinnering en de notitie, waarin een reeks gebeurtenissen en redenen wordt samengevat waarmee in zaken van groter belang rekening moet worden gehouden. Diplomatieke memoranda worden doorgaans niet ondertekend door de uitgever. Overigens maakt de RAE ook duidelijk dat een memorandum kan verwijzen naar een notitie die met de hand naar een persoon binnen hetzelfde bedrijf of dezelfde organisatie wordt gestuurd. Ondanks het feit dat het juiste woord memorandum is, vervangen mensen tegenwoordig vaak memorandum, een afleiding van het meervoud van het oorspronkelijke woord.
Een notitie is opgebouwd uit een reeks vaste elementen, waarin zeer relevante data geplaatst moeten worden en die het dankzij hen mogelijk maken om ze te onderscheiden van andere informatieve en communicatieve teksten. Onder deze elementen kunnen de belangrijkste worden genoemd, zoals: site, datum, aan wie het is geadresseerd, onderwerp, hoofdtekst, afscheid, handtekening, kopie voor de afzender en voettekst, indien nodig.
Het is belangrijk op te merken dat de memoranda geen afsluitende paragraaf hebben, aangezien de informatie eenvoudigweg wordt verzonden en afgerond met een handtekening en stempel. De taal die wordt gebruikt om een memorandum te schrijven, moet echter formeel zijn, dat het respect uitstraalt en het belang van de te communiceren en door te geven kwestie oproept.
