Payroll is de tool waarmee een bedrijf verantwoordelijk is voor het bijhouden van alle gegevens over betalingen (salarissen, bonussen) en inhoudingen voor de diensten die worden geleverd door de werknemers die in die organisatie werken in een reeds vastgestelde periode. Salarisadministratie is van groot belang voor deze financiële instellingen, aangezien het van hen afhangt om de financiële controle over de activa en passiva van de bedrijven te behouden, naast het controleren van de belastingen die erop moeten worden betaald.
Dit register heeft rechtsgeldigheid, omdat dit het bevat fiscale gegevens (naam, adres, fiscaal nummer, de positie werknemer, sofi-nummer, anciënniteit, enz.) Van zowel de werknemer en het bedrijf de fiscale gegevens.
Om in staat zijn om een payroll correct voor te bereiden, moet de procedure worden gevolgd stap voor stap, in het algemeen de te volgen stappen zijn zeer vergelijkbaar als ze worden vergeleken van het ene bedrijf naar het andere, om te beginnen in de loonadministratie de naam van allen moeten worden weerspiegeld en elk van de werknemers die tot het bedrijf behoren, hun betalingen en hun respectieve inhoudingen. De gegevens die daarin moeten worden opgenomen, moeten de hoogte van het salaris zijndoor genoemde werknemer in rekening gebracht, het aantal gewerkte uren, dat daarna wordt opgesplitst in reguliere uren en overuren, de vergoedingen dienen te worden toegepast voor elk gewerkt uur dat tot de opgebouwde vergoeding leidt. De toegestane inhoudingen (socialezekerheidsbijdragen) moeten worden geregistreerd na het bedrag dat werd gegenereerd, om het verschil tussen de opgebouwde en de inhoudingen te bekomen.
Er zijn verschillende soorten van het salaris, wordt hoofdzakelijk geclassificeerd door twee factoren, de periode van de tijd waarin ze worden uitgegeven en het type van het personeel van de organisatie.
Afhankelijk van de betalingstermijn kunnen ze worden ingedeeld in wekelijkse loonlijsten, ze worden om de 7 dagen uitgegeven, om ze voor te bereiden moet rekening worden gehouden met het aantal weken dat de maand zal hebben. Tweewekelijkse loonlijsten, ze worden elke vijftien dagen uitgegeven, ze worden meestal op de 15e en 30e van elke maand geannuleerd, in Latijns-Amerika is dit een van de meest voorkomende vormen van betaling om te zien. Ten slotte zijn er de maandelijkse loonlijsten, die zijn waar de werknemer elke 30 dagen een volledig inkomen ontvangt voor de gewerkte uren.
Er zijn twee loonlijsten volgens het type personeel, de loonlijsten van het uitvoerend personeel, zo genoemd omdat ze worden weerspiegeld in de betalingen van senior managers, in het algemeen is dit meestal vertrouwelijk omdat de bedragen die daar worden verwerkt hoge cijfers zijn. De tweede is de algemene loonlijst, het is die waar de betalingen en inhoudingen van de arbeiders en administratief personeel van de bedrijven worden gevonden.
