De etymologie van het woord Archief komt van het Latijnse "Archivum" wat "residentie van de magistraten" betekent. Tegenwoordig wordt het word-bestand bedoeld om te verwijzen naar de site of bestemming waar documenten die door mensen of instellingen kunnen worden gemaakt, worden opgeslagen en bewaard en om deze reden kunnen de bestanden privé of openbaar zijn.
Het fundamentele doel van elk archief is om documenten te kunnen bewaren, ordenen en classificeren, zodat wanneer ze moeten worden doorzocht, ze efficiënt en snel kunnen worden gevonden.
In de computerwereld wordt de term bestand (of bestand, uit de Engelse taal) vaak gebruikt om te verwijzen naar een set gegevens of digitale informatie op basis van 'bits of binaire informatie' die kan worden opgeslagen om later te worden gebruikt door middel van bestaande applicaties op de computer of enig ander technologisch apparaat. Een computerbestand wordt op de harde schijf van de computer opgeslagen en bestaat uit een naam en de extensie van de map waarin het zich bevindt (bijvoorbeeld: bestandsnaam.ext).
Houd er rekening mee dat bestanden niet allemaal op dezelfde manier worden opgeslagen op computers, een tekstbestand wordt anders opgeslagen dan een afbeelding, een video of een muziekbestand; De ruimte die ze innemen op de harde schijf is ook niet hetzelfde, aangezien hun inhoud anders is. De voordelen van digitale bestanden zijn dat ze kunnen worden verplaatst, gekopieerd, verwijderd, hun locatie kan worden gewijzigd, enz. Vanaf onze computers kunnen ze bijvoorbeeld ook worden gedeeld door sociale netwerken en per e-mail worden verzonden.
Er moet echter rekening mee worden gehouden dat de archieven deel uitmaken van de geschiedenis van de mensheid sinds het zijn leven begon vast te leggen, aangezien de belangrijkste gegevens of documenten altijd in fysieke archieven zijn opgeslagen, aangezien er geen de technologie die je vandaag hebt. Deze documenten werden opgeslagen in grote magazijnen, dozen of planken. Hoewel een van de grootste nadelen is dat de kwaliteit van het papier na verloop van tijd onvermijdelijk is en dat ze al hun inhoud verliezen. Toch mogen we niet vergeten dat er veel boeken en fysieke documenten zijn die een symbolische historische waarde hebben en daarom zullen we altijd proberen ze in de best mogelijke staat te houden.
